Regneark, fx Excel eller LibreOffice, er nyttige redskaber til dataindsamling, -behandling, -analyse og -præsentation. Regneark er let tilgængelige (LibreOffice er gratis og findes i modsætning til Excel til både PC, MAC og Linux), yderst fleksible, hurtige at tilpasse, og mange klinikere har på forhånd rutine i at arbejde med data i regneark. Regneark er imidlertid ikke altid den ideelle løsning, bl.a. er det let at komme til at lave fejl i dataindtastninger og i formler. Desuden må man være opmærksom på, at regneark aldrig må indeholde personhenførbare oplysninger.

Denne korte introduktion til regneark har til formål at repetere nogle få vigtige begreber, men er næppe til megen hjælp, hvis man på forhånd ingen erfaring har med regneark. Er man i den situation, kan det derfor anbefales at tage et introduktionskursus i regneark. Til ”små”, lokale forbedringsprojekter er regneark derfor ofte et godt valg til dataindsamling og -analyse.

Følgende begreber er vigtige at kende og forstå og gennemgås kort i det følgende:

  • Rækker, kolonner, celler, celleområder
  • Cellereferencer, absolutte og relative
  • Formler, funktioner
  • Celleformater

Et regneark er i princippet blot en kæmpe tabel med kolonner (lodret), rækker (vandret) og celler, hvor kolonner og rækker krydser hinanden. I celler kan der skrives tre typer oplysninger, tekst, tal og formler. Alle celler har en adresse, fx A1, hvor kolonne A krydser række 1.

En cellereference er adressen på en enkelt celle eller et eller flere celleområder. Et celleområde noteres som adressen på de to celler i hhv. øverste venstre og nederste højre hjørne af området adskilt af et kolon. Fx er A1:C3 de tre øverste celler i kolonnerne A, B og C. En cellereference kan indeholde flere adskilte celleområder ved at benytte semikolon mellem celleområderne, fx A1:B3;D4. Sagt lidt forenklet, betyder kolon i denne sammenhæng altså ”fra og med, til og med”, mens semikolon betyder ”og”.

Cellereferencer benyttes i formler, som udregner værdier på baggrund af værdierne i andre celler. Står der fx ”2” i celle A1 og ”=2*A1” i celle B1, vil B1 vise værdien ”4”. Hvis værdien i A1 ændres, fx til ”6”, ændres værdien i B1 til ”12”.

Cellereferencer kan være relative eller absolutte. En relativ reference, fx A1, som står i en formel i et felt, fx B1, opfattes af regnearket som ”cellen lige til venstre”. Hvis formlen med referencen kopieres eller flyttes til en anden celle, fx E1, vil referencen stadig henvise til ”cellen lige til venstre”, i dette tilfælde D1.

En absolut reference skrives med dollartegn foran kolonne- og/eller rækkeangivelsen, fx $A$1. Dollartegn foran kolonneangivelsen ($A) låser kolonnereferencen, selv om formlen flyttes. Dollartegn foran rækkeangivelsen ($1) låser rækkereferencen. I dette tilfælde vil formlen med $A$1 fortsat henvise til A1, uanset hvor formlen flyttes hen.

Skærmbilledet ovenfor (Figur 48) forsøger i et enkelt glimt at vise alt, hvad der er værd at vide om formler og cellereferencer i regneark. Den øverste del af regnearket viser to tabeller, som indeholder både tekst, tal og formler. Formlerne er ”usynlige”, idet de celler, som indeholder formler, normalt viser resultatet af formlen. Den nederste del af regnearket er en kopi af den øverste, men med synlige formler.

Bemærk:Formeleksemplerne i denne tekst benytter engelske funktionsnavne. Har man en dansk version af Excel kan man finde de tilsvarende danske navne: Find danske navne her 

I LibreOffice kan man indstille programmet til altid at benytte engelske funktionsnavne: Tools → Options → Calc → Formula → Use English function names.

En formel begynder altid med et lighedstegn og kan derudover indeholde tal, cellereferencer og tegn for de fire regnearter (+ (lægge sammen, addere), - trække fra, subtrahere), * (gange, multiplicere), / (dividere)) samt indbyggede funktioner.

Celle D2 i eksemplet indeholder formlen ”=B2/C2”. Det betyder ”divider indholdet i celle B2 med indholdet i C2”. I celle D3 er formlen ”=B3/C3”. I dette tilfælde er der altså brugt relative referencer.

Relative cellereference er smarte, når man har brug for at udfylde hele rækker eller kolonner med formler, som refererer til celler, som er placeret relativt til cellerne, som indeholder formlen. På denne måde behøver man kun skrive formlen i den første celle og derpå kopiere formlen til resten af cellerne. Man kopierer en formel ved fx at klikke i cellen og derefter trække i den lille sorte firkant i cellens nederste højre hjørne. Man kan også blot markere cellen, kopiere (copy) indholdet, markere de nye celler og indsætte (paste).

Celle B9 indeholder formlen ”=COUNT(B2:B7)”. Det betyder ”tæl antallet af celler i området fra og med B2 til og med B7, som indeholder et tal.” Tilsvarende med formlen i celle B10, som udregner summen af cellerne B2:B7.

COUNT(), SUM() og AVERAGE() er eksempler på indbyggede funktioner, som kan benyttes i formler. En funktion består altid af et udtryk efterfulgt af en parentes. I parentesen skriver man de eventuelle oplysninger, såkaldte argumenter, som funktionen skal bruge til sin beregning. Argumenter kan, afhængig af funktionen, være konstanter (tal, tekst), cellereferencer eller andre funktioner og formler.

Celle E2 indeholder en formel, som udregner medianen af tallene i D2:D7 (som jo i sig selv er resultatet af en formel). I dette tilfælde er der benyttet en absolut cellereference, ”=MEDIAN($D$2:$D$7)”. Det betyder, at formlen kan kopieres til cellerne E3:E7, uden at cellereferencen ændres, hvilket i dette tilfælde er, hvad vi ønsker at opnå.

Celleformatet bestemmer, hvordan cellens indhold vises på skærmen. Et tal kan fx vises med flere eller færre decimaler, som procenter eller valuta; og datoer og tidspunkter kan vises på utallige måder. Celler formateres ved først at markere de relevante celler, evt. hele kolonnen eller rækken, og derpå åbne formatmenuen (typisk ved højreklik) og vælge det ønskede format.

Det er vigtigt at vide, at celleformatet ikke ændrer ved cellens indhold. Datoen 3. januar 2011 kan således også vises som ”2011-01-03” og ”3. jan 2011” eller endda som et tal ”40546”, uden at det ændrer på den information, der er gemt i cellen. Det samme gælder decimaltal, at tallet, som er gemt i cellen, er det samme, uanset hvor mange decimaler, formatet er indstillet til at vise.

Dataopsamling med regneark
En datatabel til indsamling af dataelementer til en indikator er altid et rektangulært område, hvor samhørende data arrangeres i lige lange rækker, såkaldte poster. En celle i en post kaldes også for et felt. En post kan fx indeholde dagens tæller og nævner. Den første række indeholder altid kolonneoverskrifter (feltnavne), og den første kolonne indeholder ofte oplysninger, der entydigt identificerer posterne, fx en dato eller et løbenummer. En datatabel med disse karakteristika kaldes også for en database.

I regnearket ovenfor (Figur 49) har personalet indtastet data til beregning af resultatindikatoren ”antal nyopståede tryksår” og procesindikatoren ”procent patienter, som er tjekket for tryksår”. Rådata findes i kolonnerne A til D med gul baggrund. Kolonne E med grå baggrund indeholder et beregnet felt, som er datoen for første dag (mandag) i ugen for den pågældende række. Dette felt skal senere bruges til at sammentælle (aggregere) data per uge.

Bemærk at personalet for hver dag kun skal indtaste tre tal foruden datoen. Hvis det gøres dagligt, er opgaven overkommelig