Når et forbedringsteam ved systematisk gennemgang af et kvalitetsproblem og dets årsager har fået ideer til ændringer, der antages at kunne medføre forbedringer for patienter og pårørende, skal ideerne afprøves i det virkelige arbejdsliv med PDSA-cyklus: Plan-Do-Study-Act.

Der er gode grunde til, at en idé til ændring skal afprøves:

  • Sikre at ændringen medfører forbedring i den konkrete arbejdskontekst
  • Beslutte hvilke, blandt flere foreslåede ændringer, der fører til den målsatte forbedring
  • Vurdere hvilken kombination af ændringer, der fører til den målsatte forbedring
  • Vurdere hvor meget forbedring, der kan forventes som følge af en given ændring
  • Vurdere om ændringen kan medføre nye typer kvalitets- eller sikkerhedsproblemer
  • Minimere modstand, når/hvis forandringen skal implementeres i større skala

PDSA-hjælpeskema
Det konkrete arbejde i hvert cyklustrin Plan-Do-Study-Act i Forbedringsmodellen fremgår mere detaljeret i PDSA-hjælpeskema. Hjælpeskemaet udgør en fælles ramme for et forbedringsteams arbejde, og det kan bruges som skabelon til at dokumentere forbedringsarbejdet og de opnåede resultater.

Gennemfør afprøvninger i serier
Ideen med Forbedringsmodellen er ”prøv-dig-frem-og-lær-undervejs”, og at der skal være kort fra handling til læring. Viden fra en afprøvning (hvad virkede, hvad virkede ikke, hvad skal beholdes, ændres eller opgives) fører direkte til næste afprøvning. Afslutning af en afprøvning fører direkte til begyndelsen af den næste. Afprøvning sammenkædes gerne i serier, der fører frem til en ændring, der er så gennemprøvet, at den kan indføres i en større sammenhæng (Figur 14).

Tips om afprøvning af ændring

  • Tænk mindst én cyklus frem: Under planlægning af en afprøvning tænk da allerede på hvilket udfald, der måtte være sandsynligt, og tænk på hvad den derefter følgende cyklus kunne være
  • Afprøvning i lille skala: De dimensioner, der kan nedskaleres er fx:

- antal af personer (læger, sygeplejersker, patienter, pårørende) der involveres i afprøvningen

- det geografiske eller ledelsesmæssige område afprøvningen udføres i (en sengestue, fem sengestuer, afsnit, afdeling, enhed, institution)

- den tidsperiode afprøvningen forløber over (timer, få dage, en uge)

  • Begynd med interesseret sundhedsfagligt personale: Samarbejd først med personer, der gerne vil arbejde med sagen. Personer, der er negativt indstillede involveres senere, når en afprøvningsserie har vist, at ændringen er en forbedring
  • Vælg ændringer, der ikke kræver langvarig godkendelsesprocedure: Undgå ændringer, der indebærer:

- overordnede politiske beslutninger
- overenskomstmæssige aftaler
- besværlige konsensus-processer

  • Genopfind ikke den dybe tallerken: Genbrug i stedet ændringer der er foretaget andre steder og som har virket efter hensigten. Tjek litteraturen og indhent oplysninger fra kolleger, der har gennemført forbedring. Skræddersy eksternt materiale til de lokale forhold
  • Vælg ændringer, der er lette at afprøve: Brug ideer til ændringer der forekommer lette at afprøve, som er praktisk gennemførlige og som vil have størst effekt
  • Bliv ikke forsinket af tekniske mangler: Afvent ikke installation af en ny PC, start med brug af papir og blyant!
  • Tænk over resultaterne for hver cyklus: Efter hver ændring, find svar på spørgsmål som: Hvad forventede vi, der skulle ske? Hvad skete der faktisk? Var der uventede konsekvenser, fx effekt i en samarbejdende afdeling? Hvad var det bedste ved denne ændring? Det værste? Var ændringen en fiasko? Hvad skal der gøres i næste cyklus?
  • Vær indstillet på at slutte en afprøvning: Hvis en afprøvning viser, at en ændring ikke fører til forbedring, skal afprøvningen stoppes. Fiasko, dvs. en mislykket afprøvning, er en naturlig del af forbedringsarbejdet.

Implementér og udbred en ændring, der fører til forbedring
Afprøvning i lille skala anvendes i de indledende faser af et forbedringsarbejde og omvælter ikke behovet for - fx med statistisk processtyring - at dokumentere ændringernes forbedringseffekt, før ændringerne implementeres i stor skala. En ændring er klar til at blive iværksat i større skala, når afprøvninger i lille skala har vist, at ændringen virker efter hensigten.

Udbredning i større skala kan fx være til hele afdelingen, alle afdelinger, alle patienter på hospitalet, andre hospitaler, alle institutioner, flere kommuner og hele regioner.

Implementering af ændringer i stor skala kan involvere stillingtagen til en række trin som illustreret i ”Model for implementering”, der ses nedenfor. I modellen på Sundhedsstyrelsens hjemmeside, kan du klikke i boksene hvis du vil vide mere om en given implementeringsaktivitet.

Implementering indebærer fastholdelse, dvs. en permanent ændring i den måde arbejdet udføres på; ændringen skal gøres til en del af det daglige arbejde. Dette kan påvirke dokumentation, retningslinjer, politiker, ansættelser, aftaler med eksterne partnere, uddannelse, træning og infrastruktur.

Når implementering er gennemført, skal det sikres at forbedringen fastholdes i det lange perspektiv. Det kan ske med brug af løbende monitorering med en eller få indikatorer, om muligt med indikatorer fra Kliniske kvalitetsdatabaser, og om muligt præsenteret som kontroldiagram. Denne diagramtype er relativ følsom til at påvise ustabilitet i en ellers stabil proces.